Почта на домене: зачем бизнесу и как настроить вместо @mail.ru

Почта на домене — это адреса вида info@вашакомпания.ru, где после «собаки» стоит имя вашего сайта, а не mail.ru или gmail.com. Чтобы её завести, нужны свой домен и почтовый сервис: домен подключают к сервису, прописывают несколько DNS-записей — MX, SPF, DKIM и DMARC — и создают ящики сотрудникам. Свой почтовый сервер для этого не требуется. Ниже — зачем такая почта бизнесу, где её разместить, как настроить по шагам и из-за чего письма попадают в спам.

Чем почта на домене отличается от обычной

Письмо от менеджера с адреса ivan_2008@mail.ru и письмо с ivan@вашакомпания.ru читаются по-разному, даже если текст одинаковый. Первый выглядит как частное лицо, второй — как сотрудник компании. Для бизнеса это не мелочь: с почты на домене начинается доверие к переписке и к самой компании.

Технически это та же электронная почта: те же письма, вложения, приложения на телефоне. Отличий два. Первое — адрес: в нём ваше имя, а не название почтового сервиса. Второе — управление: ящики создаёт и закрывает администратор компании, а не каждый сотрудник сам для себя.

Чем плоха бесплатная почта для бизнеса

• Доверие. Клиент видит чужой бренд в адресе и не уверен, что пишет именно вам. Создать похожий ящик на бесплатной почте может кто угодно.
• Бренд. Каждое письмо с @mail.ru рекламирует почтовик, а не вашу компанию.
• Контроль. Уволился сотрудник — и переписка с клиентами ушла вместе с его личным ящиком.
• Спам. Массовые рассылки с бесплатных ящиков чаще попадают в папку «Спам», а сервисы рассылок обычно требуют адрес отправителя на собственном домене.

Что даёт почта на домене

• Адреса вида info@, sales@, support@ под единым брендом.
• Отдельные ящики для сотрудников и отделов — столько, сколько позволяет тариф.
• Вся переписка остаётся у компании, а не у конкретного человека: ящик можно передать новому сотруднику или настроить пересылку руководителю.
• Выше доставляемость при правильной настройке записей домена.
• Единый вход в сопутствующие сервисы: календарь, диск, видеовстречи — если вы выбрали почтовый сервис с таким набором.

Почта на домене не требует своего почтового сервера. В большинстве случаев её подключают к готовому сервису — вы только прописываете несколько DNS-записей.

Где разместить почту на домене: сравнение вариантов

Для большинства небольших компаний выбор стоит между первыми двумя вариантами. Если почта — основной рабочий инструмент и сотрудников больше нескольких человек, удобнее специализированный сервис. Если нужно два-три ящика для заявок с сайта, хватит почты на хостинге.

Сколько стоит почта на домене

Расходы складываются из двух частей. Первая — сам домен: от 200 ₽ в год в популярных зонах. Вторая — почтовый сервис. Бизнес-тарифы обычно считаются за одного пользователя в месяц, почта на хостинге чаще входит в стоимость тарифа. У почтовых сервисов в разное время были и бесплатные варианты для небольших команд, но условия менялись, поэтому перед выбором проверьте действующие тарифы на сайте сервиса.

Чтобы не платить за лишние ящики, общие адреса вроде info@ или sales@ можно сделать не отдельными ящиками, а дополнительными именами (алиасами) или групповыми адресами: письмо приходит сразу нескольким сотрудникам в их личные ящики.

Какие адреса завести

• Общие. info@ — для общих вопросов, sales@ или zakaz@ — для заявок, support@ — для поддержки клиентов, buh@ — для счетов и документов.
• Именные. Для личной переписки сотрудников. Выберите единый формат — например, имя и фамилию через точку — и придерживайтесь его.
• Служебный для сайта. Отдельный адрес, с которого сайт отправляет уведомления о заявках и заказах.
• Административный. Адрес вроде admin@, на который оформлены домен, хостинг и рекламные кабинеты. Так доступы не зависят от личного ящика сотрудника или подрядчика — почему это важно, мы объясняли в статье кому принадлежит ваш сайт.

Как настроить почту на домене: пошагово

1. Зарегистрируйте домен, если его ещё нет. Имя должно легко диктоваться по телефону — критерии мы собрали в статье как выбрать доменное имя.
2. Выберите почтовый сервис и добавьте в нём свой домен.
3. Подтвердите владение доменом — обычно через специальную DNS-запись, которую выдаёт сервис.
4. Пропишите MX-записи, чтобы письма шли на выбранный сервис. Старые MX-записи при этом удалите.
5. Добавьте SPF, DKIM и DMARC — без них письма уходят в спам.
6. Создайте ящики сотрудников и общие адреса, задайте надёжные пароли и включите двухфакторную защиту.
7. Проверьте отправку и приём: напишите с нового адреса на ящики в Яндексе, Mail и Gmail и ответьте оттуда. Письма должны попадать во «Входящие», а не в спам.
8. Переключите сайт: формы заявок и уведомления о заказах должны отправляться с адреса на вашем домене.

DNS-записи меняют там, где обслуживается домен, — в панели регистратора или хостинга. Изменения расходятся не мгновенно: обычно от нескольких минут до нескольких часов, иногда до суток. Что означает каждая запись и как её читать, рассказано в материале DNS-записи простыми словами.

SPF, DKIM и DMARC: что настроить, чтобы письма не падали в спам

Три записи решают почти всё. SPF говорит, какие серверы вправе отправлять письма от вашего домена. DKIM подписывает письма, подтверждая, что их не подменили. DMARC задаёт, что делать с письмами, не прошедшими проверку. Настроены все три — почтовые системы доверяют вашему домену, и письма доходят до «Входящих».

DMARC вводят постепенно. Сначала ставят политику наблюдения p=none: письма доставляются как обычно, а вы получаете отчёты о том, кто отправляет почту от имени домена. Когда все ваши источники писем проходят проверку, политику ужесточают до quarantine — подозрительные письма уходят в спам, а затем до reject — такие письма отклоняются.

Главное — учесть все источники писем, а не только ящики сотрудников. От имени домена пишут сайт, CRM, сервис рассылок, иногда бухгалтерская программа. Каждый источник должен быть разрешён в SPF и подписывать письма DKIM, иначе именно его сообщения окажутся в спаме. О требованиях к рассылкам подробнее — в статье про email-рассылки для интернет-магазина.

Как перейти со старой почты и не потерять письма

1. Перенесите старую переписку. Почтовые сервисы умеют забирать письма из другого ящика — эта функция называется импортом или сбором почты.
2. Настройте на старом адресе пересылку на новый, чтобы не пропустить письма от тех, кто пишет по привычке.
3. Поставьте на старом ящике автоответ с новым адресом.
4. Обновите адрес везде, где он указан: сайт, подписи в письмах, визитки, карточки компании на картах и в справочниках, соцсети, договоры.
5. Перепривяжите учётные записи сервисов — банк, рекламные кабинеты, домен, хостинг — на новый административный адрес.
6. Не удаляйте старый ящик как минимум несколько месяцев: на него ещё будут приходить письма и коды восстановления.

Частые ошибки

• Домен оформлен на сотрудника или подрядчика. Вместе с доменом он контролирует и всю почту компании.
• Домен забыли продлить. Вместе с сайтом перестаёт работать вся почта, а письма клиентов возвращаются с ошибкой. Что происходит с адресом по дням, описано в статье что будет, если не продлить домен.
• Настроили только MX. Письма принимаются, но исходящие без SPF и DKIM попадают в спам.
• Почтовые записи потеряли при смене хостинга. При переносе сайта или смене NS-серверов переезжают не все DNS-записи. Как этого избежать — в инструкции по переносу сайта на другой хостинг.
• Один ящик на всех с общим паролем. Невозможно понять, кто что отправил, а пароль приходится менять при каждом увольнении.
• Ящик уволенного сотрудника сразу удаляют. Правильнее сменить пароль и настроить пересылку руководителю: клиенты ещё какое-то время будут писать на этот адрес.
• Массовые рассылки отправляют с обычного рабочего ящика. Жалобы на спам портят репутацию домена, и в спам начинают попадать обычные деловые письма.

Чек-лист: почта на домене настроена правильно

• Домен оформлен на компанию или её владельца, включено автопродление.
• MX-записи указывают только на выбранный почтовый сервис.
• SPF-запись одна и включает все источники писем: почтовый сервис, сайт, CRM, сервис рассылок.
• DKIM-подпись включена и проходит проверку.
• DMARC-запись добавлена, отчёты приходят на рабочий адрес.
• У каждого сотрудника свой ящик и свой пароль, включена двухфакторная защита.
• Тестовые письма на Яндекс, Mail и Gmail попадают во «Входящие».
• Заявки с сайта приходят с адреса на вашем домене и не попадают в спам.
• Старый адрес пересылает письма на новый.

Коротко

Почта на домене — это адреса с именем вашей компании и управление ящиками в руках бизнеса, а не сотрудников. Нужны домен, почтовый сервис или хостинг с почтой и четыре записи: MX для приёма писем, SPF, DKIM и DMARC для того, чтобы исходящие не попадали в спам. Настройка разовая, а польза — в каждом отправленном письме.

Если домен ещё не зарегистрирован или почту настроить некому — поможем подобрать домен и поднять почту на нём с правильными записями.